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Bien dicen que es mejor malo por conocido que bueno por conocer, y en este rubro se aplica muy bien, pero si pudiéramos conocer lo mucho que se ahorraría una empresa al momento de adoptar nueva tecnología que le permitiría hacer más eficiente su trabajo, además de ahorrar dinero cuidando el ambiente. Lo anterior lo aclaremos con dos simples tecnologías.
Digitalización
El imprimir es un práctica ampliamente difundida, el verbo “imprimir” es conjugado en todos los tiempos posibles al interior de una organización, eso quiere decir: “Yo imprimo, tú imprimes, todos imprimimos”, y por lo tanto el incremento en los costos crece y crece, sin mencionar aquí el impacto en el medio ambiente por el uso de papel y de consumibles de impresión.
Aquí es cuando la actual premisa de “dinero bien invertido o mal gastado, hace la diferencia en el largo plazo”. De acuerdo con un estudio norteamericano se menciona que el 80 por ciento de los reportes financieros anuales ya no se imprimen, todos se digitalizan y suben a la nube, esto representa un ahorro bastante alto tanto en términos de utilización de recursos humanos como en gastos de impresión, sin considerar aquí la reducción en el impacto ambiental de la empresa y su disminución en la huella de carbono, este último concepto poco a poco va ganando terreno en empresas transnacionales en México y por lo tanto se vendrá escuchando cada vez mas de ello en ciertos círculos de toma de decisiones.
Lo anterior significa que el costo de los gastos de impresión representa millones de pesos para las empresas, que van a seguir realizándose durante varios lustros hasta que se produzcan algunos cambios como nuevos clientes, proveedores más lejos, fuerza de trabajo más ágil en uso de nueva tecnología, asociación o fusión con otras empresas, o simplemente la necesidad de un óptimo uso de los recursos naturales, aunque muchos abogamos porque esto sea la prioridad principal, pero no estamos dirigiéndonos a ecologistas sino a directivos que toman decisiones y para ellos hay que mencionar dinero que se ahorra.
Reuniones virtuales
A pesar del crecimiento de las comunicaciones digitales y el trabajo a distancia aún existe un aumento importante en los viajes de negocio; todavía hay un importante número de ejecutivos que necesitan viajar para atender a sus clientes, algunos de estos viajes son necesarios por cuestiones del propio negocio pero algunos podrían agilizarse por medio de la nueva tecnología sobre reuniones virtuales.
Hay soluciones a la mano, ya sea a través del software de fácil instalación en el servidor de la empresa o una aplicación accesible desde cualquier ordenador o dispositivo móvil. La elección depende del tipo de negocio y el tipo de uso solicitado, pero tenga la plena seguridad de que ya existe una solución accesible en México para satisfacer las necesidades de su organización para realizar estas necesarias y deseables reuniones virtuales, y si no cree que son necesarias pida a su departamento de finanzas el rubro de gastos por viajes (hotel, avión, comidas, taxis, etc.) y observará que el impulsar estas nuevas tecnologías con la “bandera” de “cuidar el medio ambiente y disminuir nuestra huella de carbono” le puede ser de gran ayuda para minimizar costos.
Los resultados por el uso de estas dos sencillas tecnologías son:
Menos administración.- Automatización de tareas con teléfonos móviles u ordenador hace que sea más fácil de procesar la información de la empresa, además de que permite a los empleados y cuentas para acceder de forma remota toda la información que necesitan.
Claridad.- La automatización permite una visión completa de los gastos, con una división por empleado, por partida presupuestaria, etc. Saber lo que se ha gastado, dónde, cómo y por qué permite a su vez la empresa para analizar dónde se puede avanzar, para negociar mejor con los proveedores y mejorar los procesos internos.
Sustentabilidad.- Hay mucho menos papel usado ya sea por el empleado o por la empresa o socios externos, lo que es un paso más cerca de ser verde
Estas son algunas ventajas de lo mucho que puedo mejorar su empresa al momento de adoptar nueva tecnología, al inicio es complicado por temas de paradigmas pero bien vale el esfuerzo, ya que apostar por nueva tecnología y argumentar que lo hacen “protegiendo el ambiente de las generaciones futuras” es una misión bastante loable y no hay quien ponga un pero en esto, pero si su argumento será solo “reducir costos” muchos pueden sabotear el esfuerzo tecnológico, esto significa que ser “verde” poco a poco irá pagando dividendo contabilizados en dinero, y si no me cree, simplemente espere a que lo haga su competencia.
*MBA, Consultor ambiental senior.
