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*Lizeth Soto y Fernando León
Es muy común que los empresarios decidan sacrificar liquidez por una buena fotografía en las ventas, sin embargo en el mediano y largo plazo, puede haber consecuencias.
El crédito comercial es el más barato para cualquier empresa y, sin duda, uno de los más fáciles a los que puede acceder cualquier empresa. Pero, ¿realmente los empresarios están respaldando oportuna y ampliamente su patrimonio invertido en las cuentas por cobrar?
A menudo, nos encontramos que los ejecutivos de cobranza no pueden recuperar en tiempo y forma el pago de sus documentos por temas tan simples y tan complejos que se pudieron haber prevenido en el momento de otorgar el crédito a algún cliente: una omisión en la firma de una carta de condiciones comerciales nos podría impedir cobrar en el plazo esperado y originar aclaraciones con los clientes que en el mejor de los casos se resuelven dentro del mes siguiente al vencimiento de nuestros documentos.
El establecimiento de un departamento de crédito dentro de una empresa podría ahorrarnos sorpresas en el momento de recuperar nuestro patrimonio, exactamente igual que lo hacen las instituciones financieras. Las empresas privadas que se dedican a ofrecer servicios, comercializar o manufacturar podrían adoptar la cultura del otorgamiento y mantenimiento del crédito como parte fundamental antes de iniciar operaciones con sus socios comerciales o clientes.
Este tipo de acciones nos ayudaría a prevenir problemas tan simples pero sumamente riesgosos como que un pagaré que se supone está respaldando una línea de crédito que otorgamos, no esté debidamente firmado por la persona facultada para suscribirlo.
De esta forma, el departamento de crédito será el responsable de conocer mejor al cliente, no sólo a través de su información financiera, si no por su comportamiento y actividad en el mercado, a sus propietarios y clientes. Así, el departamento de crédito debe ser la primera y la última fase en el proceso de negociación y apertura de nuevos clientes. Al departamento de crédito es a donde se debería acudir para saber si continuamos trabajando con aquel cliente que tiene documentos vencidos o suspender cualquier venta adicional que se pudiera dar hasta lograr el pago de la cuenta vencida.
Además de ofrecer el mejor servicio de crédito al cliente, el departamento de crédito y sus ejecutivos deben ser aliados claves para la compañía, y para todos sus departamentos: ventas, cobranza, logística. Representa la oportunidad de unir a esos dos grandes rivales dentro de nuestra empresa: las áreas de cobranza y ventas. Los responsables del crédito debe tener la visión de vendedor, de cobrador, de dueño, de cliente, de mercadólogo, de financiero, pero sobre todo la visión de asumir responsabilidades tanto para sus clientes internos como externos. Debe, además, entender las necesidades reales de su área de ventas, conocer los riesgos que corre la cobranza ante fallas en el proceso como una mala entrega por parte de logística hasta una pequeña distracción al momento de la facturación. Debe buscar conocer a sus clientes antes de negar u otorgar una línea de crédito, debe buscar que se cumplan las políticas internas de cada departamento sin sacrificar una buena venta u orillar a una severa falta de liquidez.
En la medida de que se otorguen mejores créditos se va a disminuir tanto la cartera vencida, como el riesgo de cuentas incobrables, además de se podrá dar oportunidad a nuevos negocios. El departamento de crédito podría ser una buena solución al eterno conflicto entre ventas y cobranza y el gran aliado para el cliente y el dueño.
Sólo hace falta saber que tenemos buenos aliados para estructurar bien nuestro departamento de crédito: registros públicos de la propiedad y comercio, buró de crédito que ya incluye reportes de personas morales y en donde ya existe una base más sólida de créditos comerciales y no solo financieros otorgados.
Uno de los grandes retos en las compañías es la rápida recuperación del ingreso, lo que ha dado como resultado que la acción de cobranza sea prioritaria, por lo que el análisis de crédito ha quedado en el olvido y con ello el riesgo eminente de no cobrar o peor aún confiar en la buena voluntad del cliente sin conocerlo.
La actual situación económica del país ha generado en corporativos de gran impacto comercial sobre todo en cadenas de autoservicios, el establecer mecanismos de recuperación de cartera efectivos y seguros, sin embargo estos mismos se han vuelto un problema para otros como lo es en el caso de las Pequeñas y Medianas Empresas (PYME), las cuales no tienen defensa ante las medidas corporativas de estas grandes empresas.
La gran problemática que afrontan hoy en día las PYME es el condicionamiento de políticas de crédito y pago de las grandes cadenas de autoservicios, las cuales se imponen ante su gran capacidad económica y su infraestructura de compras, con sus políticas rígidas y contratos a su favor, si a esto se suma que la gran parte de empresas esta bajo la costumbre de sólo cobrar y en el peor de los casos a la espera de los pagos que se hasta se han olvidado de la gestión del cobro. Sin duda no es sólo un problema de las PYME pues también las grandes empresas se han visto envueltas en estas circunstancias.
Pero el problema de fondo es tan simple como sencillo de resolver si al menos se visualizará que la importancia del cobro es sin duda el establecimiento de un buen crédito comercial por tanto la existencia del área o departamento de crédito en las empresas.
Diez puntos a considerar para realizar un análisis de crédito efectivo:
- Situación financiera.- Es importante contar con los estados financieros del candidato a crédito y realizar un análisis detallado de este y aquí de la importancia de conocer las razones financieras y su interpretación.
- Constitución de la empresa.- Claramente es prescindible conocer como se constituyo o creó la empresa, sus accionistas y sus poderes legales.
- Socios y accionistas.- Debe considerarse la necesidad de realizar un estudio a cada accionista o socio de la empresa a la que se le otorgará un crédito. Herramientas como el buró de crédito, el registro público de comercio entre otras entidades nos pueden proveer de información fundamental.
- Referencias comerciales.- Sin duda el estudio más frecuente es solicitar referencias con proveedores y clientes de la empresa que se otorgará el crédito, esto ayuda a conocer más sobre su comportamiento y cumplimiento en sus pagos, además de otros detalles importantes como la frecuencia de operaciones que tienen y montos.
- Referencias bancarias.- Los estados financieros aunque muestran datos importantes relativos a los saldos bancarios no siempre son confiables por lo que solicitar referencias al banco nunca estará por demás.
- Un factor importante en este estudio será la consulta ante el Buro de Crédito, quien mejor que esta institución para obtener datos más certeros sobre el comportamiento crediticio del cliente.
- Es importante que en este análisis se incluya al área de finanzas de la empresa quienes brindarán un mejor soporte e interpretación de la información financiera suministrada.
- Aunque para muchas empresas el área de ventas y crédito se ven como enemigos, aquí es primordialmente importante que trabajen en conjunto para tener un mayor conocimiento del negocio de nuestro cliente y retroalimentarse sobre su comportamiento comercial.
- Establecer con toda la información anterior un límite de crédito el cual permita no excederse de la capacidad de pago del cliente y evitar riesgos innecesarios.
- Considerar en todo momento una reserva de cuentas incobrables recordar que no todas las empresas mantienen una salud financiera estable y que por situaciones económicas del país o fortuitas dejen de pagar.
En materia fiscal para algunas empresas una de sus salidas justificables a la incobrabilidad de una deuda es la espera de una sentencia que dictamine su imposibilidad de cobro de una factura o adeudo que le permita su deducción final.
Actualmente, la cobranza en términos fiscales más allá de representar liquidez y solvencia para una empresa, representa para la autoridad fiscal una fuente directa de ingresos, pues en esta va implícito el Impuesto al Valor Agregado y el Impuesto Empresarial a Tasa Única, por lo cual es importante tener bien estructurados los créditos y las fechas de cobro, pues ayudará de igual forma a presupuestar los egresos de la empresa buscando siempre un equilibrio entre ingresos y gastos y pagar lo justo a la autoridad. Por tanto debemos comprender que no siempre es prioridad la cobranza sino todo en su conjunto “Crédito y Cobranza” hará más eficiente la operación de la empresa pero sobre todo evitará riesgo de incobrabilidad y permitirá un mejor control y salud de la cartera de clientes.
Fernando León – Asesor financiero y fiscal FB: Fernando León
Twitter: @fleoncs
Email: fleoncs@prodigy.net.mx
Lizeth Soto – Analista de Crédito y Cobranza Email: lizita_s@hotmail.com
FB: Sandra LIzeth Soto Cobos
