Los recientes cambios realizados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) al ordenar formatos digitales para los comprobantes fiscales han detonado un sin número de cargas administrativas para las empresas. El control de los gastos de viaje, por ejemplo, se ha convertido en un verdadero tormento para los contadores, pero, sobre todo, para los empleados que realizan actividades fuera de la plaza en la que se ubica la empresa en la que laboran.

Factores fiscales, de seguridad social y laboral están involucrados en los gastos de viaje que, históricamente, han representado un conflicto entre empleados y administradores por el control y comprobación debida de esta erogación.

Pero no sólo se trata de un conflicto para las empresas, tanto el SAT como el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) han encontrado en esta partida una forma de fiscalizar los ingresos de los empleados, bajo el supuesto o presunción de un aparente disfraz del pago de salarios, por lo cual estas entidades se han dado a la tarea en fortalecer su legislación desde el año pasado para lograr que esta erogación se acumule a la base salarial del empleado y con ello gravar un impuesto o cuota adicional para ambas entidades.

Dichas medidas han impactado de manera  importante la economía de las empresas y la de sus empleados que necesitan viajar. Por un lado, el desembolso adicional de las empresas que dedican prácticamente el tiempo de una persona en revisar y controlar estos gastos, y por otro lado el empleado que acumula este concepto para su base de impuestos mientras los viáticos no comprobados y/o no deducibles se convierten en un problema.

 

Por ello, es importante considerar factores de control interno y de control fiscal que ayudarán a mejorar y mantener una adecuada equidad económica entre empleado y empresa y, sobre todo, evitar posibles conflictos que a la postre desencadenarán mayores gastos y afectaciones.

 

El indispensable control interno:

 

  1. Los viáticos deben procurar que no afecten las condiciones usuales o normales que mantiene el viajero en su propio domicilio.

 

  1. Al otorgar viáticos a los empleados es importante conocer los topes fiscales que se establece enla Leydel Impuesto Sobrela Renta(LISR) en materia de este gasto.

 

  1. Establecer límites a los empleados a través de políticas establecidas conforme a sus presupuestos de cada empresa y los topes fiscales.

 

 

  1. Informar previamente y por escrito al personal sobre las políticas de la empresa en materia de viáticos y gastos de viaje. Es importante que las conozcan, sobre todo los límites que se establezcan.

 

  1. Uno de los puntos importantes que debe considerar la empresa es el hecho de que el SAT al observar los viáticos no comprobados y no deducibles como parte de la base acumulable a salarios de los empleados, abre una puerta importante en materia de fiscalización laboral. De acuerdo conla Ley Federaldel Trabajo, en caso de despedir a un empleado que se le retuvo impuesto por concepto de viáticos no deducibles o no comprobados, deberá integrar su salario base este concepto como si se tratará de un pago adicional. Es decir, se reconoce el hecho como un pago adicional a salario.

 

  1. Dependiendo del grado de complejidad y eventos de viaje será necesario asignar a una persona con conocimiento técnico que dedique su tiempo a la revisión y aprobación de estos gastos.  Claramente repercutirá en un costo adicional para la empresa y su principal función será determinar las partidas deducibles y no deducibles.

 

  1. Al cierre de cada ejercicio fiscal la empresa, además, tiene la obligación de emitir una constancia de viáticos otorgados a cada empleado.

 

  1. La emisión de la constancia refiere a un documento de prueba para el IMSS de un ingreso adicional al salario que debió formar parte de la base de cotización en el mes en que ocurre la acumulación al salario, por tanto el pago de cuotas adicionales a este instituto.

 

  1. En materia laboral habrá que analizar las tesis y jurisprudencias existentes en el rubro de viáticos lo que ayudará a tener una mayor seguridad y protección en materia legal.

 

  1. En la actualidad existen instrumentos que ayudan mejorar el control de estos gastos como lo es las tarjetas de crédito o débito corporativas.

 

Consideraciones fiscales:

I.            Enla LISRno se establece un concepto; sin embargo, señala que no son deducibles los viáticos o gastos de viaje, realizados en el país o en el extranjero, cuando no se destinen para:

a.     Hospedaje.

  1. b.     Alimentación.
  2. c.     Transporte.
  3. d.     Uso o goce temporal de automóviles y gastos relacionados.
  4. e.     Pago de kilometraje.

Por lo anterior, concluimos que se entiende como “viáticos” o “gastos de viaje” para efectos fiscales, entre otros, los conceptos antes mencionados.

 

II.            Los viáticos deben cumplir con ciertas características y requisitos de deducibilidad los cuales son:

a)  Que se realicen en el país o en el extranjero.

b)  Que se apliquen fuera de una faja de50 kilómetrosque circunde al establecimiento del contribuyente.

c)   Que las personas a favor de las cuales se realice la erogación, tengan relación de trabajo con el contribuyente en los términos siguientes: Por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado y por la prestación de servicios profesionales.

III.            Se establecen topes o límites para su deducción, se mencionan sólo las principales:

Por concepto de alimentación.

 

Requisitos

En territorio nacional

En el extranjero

Importe máximo de deducción $750 diarios por cada beneficiario $1,500 diarios por cada beneficiario
Requisito indispensable Que el contribuyente acompañe a la documentación que los ampare, la relativa al hospedaje o transporte
Salvedad Cuando únicamente acompañe la documentación relativa al transporte, la deducción procederá si el pago se efectúa mediante tarjeta de crédito de la persona que realiza el viaje

 

Por concepto de uso o goce temporal de automóviles.

 

Requisitos

En territorio nacional y en el extranjero

En este rubro, además se permite la deducción de los “gastos relacionados”, sin embargo, no precisa cuáles son dichos gastos. Por ello, consideramos que pudieran ser los siguientes: Gastos por concepto de gasolina, aceite, servicios, reparaciones, refacciones, etcétera
Importe máximo de deducción $850 diarios
Requisito indispensable Que se acompañe a la documentación que los ampare, la relativa al hospedaje o transporte

 

Requisitos para deducir los viáticos o gastos de viaje por concepto de hospedaje.

 

Requisitos

En territorio nacional

En el extranjero

Importe máximo de deducción Como la ley del ISR no establece un importe máximo para cuando la erogación se efectúe en territorio nacional, no hay un monto límite $3,850 diarios
Requisito indispensable Que acompañe a la documentación que los ampare, la relativa al transporte

      IV.            Los principales requisitos que deben cumplir los comprobantes son:

 a)     Cuando la erogación la realiza una persona que presta servicios personales subordinados: Los comprobantes podrán ser expedidos a nombre de dichas personas, en cuyo caso se tendrá por cumplido el requisito de respaldar los citados gastos con documentación comprobatoria a nombre de aquél por cuenta de quien se efectuó el gasto (empleador).

b)     Cuando la erogación la realiza una persona que presta servicios profesionales: Los comprobantes deberán ser expedidos a nombre del propio contribuyente.

c)     Actualmente las nuevas disposiciones fiscales establecen que los comprobantes fiscales deben cumplir con el requisito que establece el código fiscal de la federación, es decir deben ser comprobantes digitales e impresos, lo cual dificulta más su obtención y peor aun que se entregue el archivo xlm para su deducción.

V.            Tratamiento que tienen los viáticos que el trabajador recibe del empleador.

Son ingresos exentos, siempre que sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe esta circunstancia con documentación de terceros que reúna los requisitos fiscales.

Como podemos observar, esta disposición viola los derechos laborales, al pretender gravar con el impuesto sobre la renta (ISR), un concepto que conforme ala Ley Federaldel Trabajo no es salario.

VI.           La LISR  establece una opción para las personas físicas que reciban viáticos y sean erogados en servicio del patrón, la cual consiste en:

Podrán no comprobar con documentación de terceros hasta un 10% del total de viáticos recibidos en cada ocasión, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000.

Las cantidades no comprobadas se considerarán ingresos exentos para efectos del ISR, siempre que además se cumpla con los requisitos del artículo 32, fracción V dela LISR.

Lo anterior, no será aplicable tratándose de gastos de hospedaje y de pasajes de avión.

Sin embargo, a pesar de que la reglamentación para este concepto parece sencilla y práctica, aún no se logra un control adecuado y la deducibilidad al ciento por ciento de estos gastos. Una de tantas omisiones es que en las disposiciones no se mencionan los gastos que por concepto de atención a clientes y que se erogan como es el caso de comidas con clientes dentro de la localidad. En esos casos sólo se deduce un 12.5%.

Además, es importante reunir todos los requisitos para la deducción de viáticos y gastos de viaje. Por lo tanto, es preciso que los contribuyentes conozcan los parámetros para este tipo de erogaciones; de lo contrario se tiene un gasto no deducible (aumenta la base gravable para el pago del ISR) y, como contrapartida, es un ingreso acumulable para las personas físicas que prestan servicios personales subordinados por no amparar los viáticos con documentación que reúna requisitos fiscales. Adicionalmente se tiene un problema laboral en puerta sobre el cual la autoridad fiscal aún no se pronuncia. ¡Mucho cuidado!

 

Fernando León es asesor fiscal.

Twitter: @Fleoncs

 

 

7 Comentarios

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