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Aunque parecen lo mismo, los costos y los gastos no son iguales y para que tengas una buena salud financiera es importante entenderlos ya que ambos implican un desembolso de dinero.
Al identificarlos puedes calcular bien los precios, evitar pérdidas y mejorar la manera en que administras el dinero en tu negocio sin importar el tamaño.
Primero lo básico: ¿Qué son los costos?
Los costos son todos aquellos desembolsos que una empresa realiza para fabricar un producto o prestar un servicio. Es decir, están directamente vinculados al proceso productivo del negocio. Si tienes una empresa que elabora velas aromáticas, el dinero que se destina a la compra de cera, esencias, mechas y envases forma parte de los costos.
En este apartado también entra el sueldo del personal que elabora las velas, porque su trabajo incide directamente en el producto final.
Tipos de costos más comunes
- Costos fijos
Son aquellos que no dependen del volumen de producción por ejemplo el alquiler del lugar donde se ubica el negocio, el salario del encargado de producción o el pago de licencias de software.
- Costos variables
Estos cambian en función de la cantidad que se produce, por ejemplo cuanto más se fabrica, más se gasta; poniendo el caso caso de la cera para las velas: si haces más velas, necesitas más cera.
- Costos directos
Están relacionados de forma inmediata con el producto.
- Costos indirectos
Son aquellos necesarios para producir, pero que no se pueden asignar directamente a un producto específico. Por ejemplo, el consumo eléctrico de la fábrica o los servicios de mantenimiento de maquinaria.
Y ahora, ¿qué se entiende por gastos?
A diferencia de los costos, los gastos no participan directamente en la creación del producto sin embargo son indispensables para que el negocio funcione en su conjunto.
Volviendo al ejemplo de la fábrica de velas, el pago de publicidad o los honorarios de un contador no intervienen en la producción de velas, pero son esenciales para que la empresa mantenga su operación diaria.
¿Cómo se clasifican los gastos?
- Gastos operativos fijos
Se mantienen mes con mes, como la renta de oficinas administrativas o el pago de servicios contables.
- Gastos operativos variables
Fluctúan según las circunstancias para poner un ejemplo serían las comisiones por ventas o los viáticos de los vendedores.
- Gastos extraordinarios
Surgen de forma inesperada como son reparaciones urgentes, multas o imprevistos legales suelen caer en esta categoría.
¿Por qué es importante diferenciarlos?
Separar correctamente los costos de los gastos es vital para saber cuánto cuesta realmente producir lo que vendes y para fijar precios con lógica. Además, te ayuda a:
- Saber qué tan rentable es un producto específico.
- Identificar si tus operaciones generales están generando demasiados egresos.
- Hacer presupuestos más realistas.
- Controlar mejor el flujo de efectivo.
Y si llevas tu contabilidad organizada, también puedes cumplir más fácilmente con tus obligaciones fiscales. Por ejemplo, con Facturama puedes llevar tu facturación electrónica de forma clara y sencilla, ahorrando tiempo y errores.
¿Y esto en qué te ayuda?
Cuando sabes clasificar correctamente tus egresos, podrás saber si es viable reducir gastos sin afectar la producción. Saber si tus productos tienen suficiente margen de ganancia. Te da información sobre si vale la pena invertir más en publicidad o mejorar procesos productivos?
La información contable, cuando está bien organizada, se convierte en una brújula para saber hacia dónde va tu negocio.
Incluso cuando se trata de temas más especializados, como cómo hacer una carta porte, es fundamental tener claro qué se considera un costo (transporte de mercancía) y qué entra como gasto administrativo (gestión del documento, por ejemplo).
Tener esta claridad financiera te prepara para enfrentar desafíos, crecer de forma ordenada y mantener el control sobre tus números, sin importar el tamaño de tu empresa.
