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Avanzar hacia una empresa “sin papeles” o mejor dicho más eficiente en el uso de la tecnología y por lo tanto menos encaminada a imprimir, revisar y volver a subir al sistema tiene muchas ventajas, no solo ambientales sino también económicas y de organización, pero en un entorno clásico de oficina con carpetas, archivadores, impresoras y actualmente multifuncionales, el transitar hacia un entorno de trabajo digital puede ser una experiencia difícil en el que toda la empresa tiene que unirse a la causa y alta dirección tiene que “comprar” este nuevo paradigma de trabajo.
Para las generaciones anteriores puede ser más difícil deshacerse de su océano de copias impresas y acoplarse a llenar formularios en la pantalla además de que muchos documentos también deben ser leídos, analizados y corregidos en formato digital y el tener un documento impreso para ser corregido con una pluma se torna una práctica obsoleta y económicamente “cara”, desde el punto de vista de eficiencia como de costos. Así que mientras el personal más joven experto en tecnología lo tomará con calma para las generaciones anteriores se hace complicado pero tarde que temprano llegará el cambio y bien dicen que quien pega primero pega dos veces, posiblemente tu competencia ya esté tomando cartas en el asunto pronto te sorprenda con una mayor participación en tu mercado.
Algunos beneficios de una empresa sin papeles o “Paperless” son:
Ahorro en costos del papel, obviamente, pero también en todos los gastos de papelería relacionados, tales como carpetas, armarios, archivadores, muebles, lápices, bolígrafos, grapas, sobres y un gigantesco etc.
Ahorro en los espacios de oficina para almacenamiento de todo este papel y sus accesorios, y habrá que ver cuánto cuesta la renta del metro cuadrado en diversas zonas de corporativos en las grandes ciudades (ciudad de México, Guadalajara, Monterrey)
Bueno también hay beneficios ambientales pero esos no los vamos a comentar, porque a los tomadores de decisiones les interesa saber sobre beneficios económicos y esos los debemos de tener bien claros porque nosotros venderemos esta idea con ellos. Hablemos de dinero y estaremos hablando su idioma, hablemos de ambiente y nos tacharán de idealistas y “ecologistas”.
Planear con tiempo de anticipación para tener mayores probabilidades de éxito.
La conversión a una oficina sin papel requiere una preparación a largo plazo tanto a nivel interno como externo, ya que las empresas tendrán que contratar personal (gente del área de sistemas) y proveedores externos para el software y hardware (servidores, sistema de seguridad digital, escaneo de documentos y archivos digitales, bases de datos, etc.) que requerirá este cambio, pero sin lugar a duda el impacto más relevante será el organizacional, la gente que hará uso del software y el hardware, por lo que preparar a la organización debe ser la principal ocupación cuando se trata de hablar de una oficina sin papeles “Paperless”, podemos tener el mejor sistema para trabajar una oficina Paperless pero si la gente que labora en la organización no lo quiere adoptar tendremos un camino muy largo para lograr medianos resultados, por lo tanto es necesario sensibilizar sobre las ventajas de trabajar “sin tantos papeles”
La comunicación con los socios externos (clientes, proveedores y otros interesados que nos entregan documentos impresos) será crucial para controlar la cantidad de papel que ingresa a la organización, para esto es necesario que además de una buena comunicación se adapte un módulo de entrada digital para los documentos que pueden ser entregados de esa forma (facturas, estados de cuenta, servicios públicos, etc.)
Este bosquejo sobre la planificación y la organización puede resultar a primera vista abrumador y se piense que se necesita demasiado tiempo, sobre todo cuando el personal tiene trabajo que hacer y no dispone de “tiempo libre” como para embarcarse en un proyecto de estas dimensiones, sin embargo, siempre existe la opción de apoyarse por consultores externos que, gracias a sus conocimientos y experiencia, recomendarán soluciones dependiendo el tamaño, sector y procesos de trabajo de la empresa.
En este momento en que un estricto control de costos es necesario, vale la pena considerar la inversión para lograr que su organización sea un lugar sin papel y aprovechar los múltiples beneficios: económico, ambiental, de eficiencia y de seguridad -no mencionar el placer de ver las áreas de trabajo limpias, libre de papel y papeleras desbordadas.
*MBA, Consultor ambiental senior.
